Một ngày làm việc với phần mềm quản lý doanh nghiệp vừa và nhỏ

Một phần mềm quản lý doanh nghiệp vừa và nhỏ dùng được là phần mềm giúp chủ doanh nghiệp mở một màn hình lúc 8 giờ sáng và biết ngay hôm nay phải làm gì: khách nào mới vào, thư nào chưa trả lời, việc nào đã quá hạn. Không phải mở Gmail, rồi Zalo, rồi file Excel, rồi hỏi từng người. Bài này đi qua một ngày làm việc từ 8 giờ đến 17 giờ để anh/chị thấy công việc thay đổi ra sao, và những gì vẫn phải tự làm.

Vì sao ngày làm việc của chủ doanh nghiệp bị chia nhỏ

Ở nhiều công ty 5–50 người, thư khách nằm trong hộp thư của từng nhân viên, báo giá nằm trong Excel, việc giao qua Zalo, hợp đồng nằm trong máy ai đó. Mỗi câu hỏi đơn giản như “khách này đã được báo giá chưa” cũng phải đi hỏi hoặc đi tìm.

Đây không chỉ là chuyện của doanh nghiệp nhỏ. Trong báo cáo Work Trend Index năm 2023, 62% người được khảo sát nói họ mất quá nhiều thời gian tìm kiếm thông tin trong ngày làm việc; dữ liệu sử dụng Microsoft 365 cho thấy trung bình một nhân viên dành 57% thời gian để trao đổi qua họp, email và chat (theo Microsoft). Báo cáo Anatomy of Work 2023 ghi nhận người làm văn phòng dùng trung bình 10 ứng dụng mỗi ngày và mất 62% ngày làm việc cho những việc lặp lại, nhàm chán (theo Asana). Với đội bán hàng, một khảo sát năm 2022 cho thấy nhân viên kinh doanh chỉ dành 28% thời gian trong tuần để thật sự bán hàng (theo Salesforce).

Các con số trên là khảo sát nước ngoài, không đo riêng doanh nghiệp Việt Nam, nhưng hình ảnh thì quen. Nếu anh/chị chưa rõ một hệ thống chung khác gì nhiều phần mềm lẻ, bài sự cần thiết của một văn phòng số ERP tinh gọn cho doanh nghiệp nhỏ giải thích phần nền tảng.

8:00 – Mở máy: khách mới, thư chưa trả lời, việc quá hạn

Buổi sáng là lúc dễ mất thời gian nhất. Không có hệ thống chung, chủ doanh nghiệp thường lướt Zalo xem tối qua ai nhắn, mở Gmail xem thư mới, rồi nhắn từng người hỏi việc tới đâu. Mất nửa tiếng mà vẫn chưa chắc đã đủ.

Hình: Một ngày của chủ doanh nghiệp khi khách, thư, báo giá, duyệt và báo cáo nằm trên cùng một hệ thống.

Với Văn phòng số, màn hình tổng quan lúc 8 giờ hiện ba nhóm việc:

• Khách mới: khách để lại thông tin qua form trên Website và form quảng cáo đêm qua, kèm nguồn khách (quảng cáo Facebook, Google, Website).
• Thư khách chưa trả lời: thư đến hộp nào cũng tự gắn vào đúng khách, đúng cơ hội bán hàng, nên không phải mở từng hộp thư.
• Việc quá hạn của từng người: dự án có sẵn các bước, ai làm, hạn bao giờ; bước nào trễ thì hệ thống tự báo.

Ví dụ: một công ty phân phối thiết bị lọc nước 12 người (tình huống minh hoạ). Trước đây chủ công ty phải hỏi ba nhân viên kinh doanh mỗi sáng xem khách hôm qua đã được gọi lại chưa. Khi khách mới và thư chưa trả lời hiện trên cùng một màn hình, chủ chỉ cần nhìn danh sách và nhắc đúng người, đúng khách.

9:00 – Trả lời khách bằng AI, đúng hộp thư thương hiệu

Thư khách hỏi giá, hỏi thông số, hỏi tiến độ thường giống nhau nhưng vẫn phải viết lại từng lần. Trong Văn phòng số, anh/chị mở thư của khách, bấm “Soạn bằng AI”, đọc bản nháp, sửa vài chữ rồi gửi.

• AI chỉ viết bản nháp. Người đọc lại và bấm gửi luôn là anh/chị hoặc nhân viên. Hệ thống dùng Claude của Anthropic, anh/chị dán khoá API của mình và trả theo lượng dùng thực tế cho nhà cung cấp.
• Thư đi từ đúng hộp thư thương hiệu. Công ty có nhiều thương hiệu thì mỗi thương hiệu có hộp thư tên miền, chữ ký riêng; khách thấy thư đến từ đúng thương hiệu họ đang làm việc.

Vì thư và lịch sử trao đổi đã nằm sẵn trong hồ sơ khách, người trả lời không phải đi tìm “lần trước mình đã báo giá gì”. Muốn hiểu thêm AI nên dùng ở khâu nào trong marketing và chăm sóc khách, anh/chị xem bài lợi ích của việc sử dụng AI trong các chiến dịch marketing.

10:00 – Họp trực tuyến, thư mời tự gửi, báo giá ngay sau họp

Khách đặt lịch tư vấn trên Website, hoặc nhân viên hẹn qua điện thoại. Trong Văn phòng số, tạo cuộc họp là có link Google Meet, thư mời tự gửi cho khách, cuộc họp gắn luôn vào hồ sơ khách và cơ hội bán hàng.

Cách làm này dựa trên Google Lịch. Theo trang trợ giúp của Google, mỗi sự kiện chỉ được có một hội nghị truyền hình, và danh sách khách mời của sự kiện kiểm soát những người có thể tham gia cuộc họp. Vì vậy, nên mời đúng người cần dự ngay từ đầu.

Sau cuộc họp, khi khách đồng ý hướng đi, nhân viên tạo báo giá ngay trên cơ hội bán hàng đó:

1. Chọn mẫu báo giá theo thương hiệu; dãy số, logo, tiêu đề thư và chữ ký đổi theo.
2. Chọn sản phẩm, dịch vụ từ bảng giá có sẵn, áp chiết khấu theo nhóm khách.
3. Xuất PDF đúng mẫu, gửi cho khách từ đúng hộp thư thương hiệu.
4. Báo giá lưu lại trong hồ sơ khách, ai trong đội cũng xem được lịch sử.

Báo giá gửi trong ngày, khi khách còn nhớ nội dung cuộc họp.

14:00 – Duyệt chiết khấu, đơn mua

Buổi chiều thường là lúc nhân viên xin duyệt: khách đòi giảm giá, cần mua hàng gấp. Không có quy trình, mọi thứ đổ về Zalo của chủ và dễ trôi mất.

Văn phòng số cài sẵn các chốt duyệt theo quy định của từng công ty:

• Chiết khấu: báo giá giảm quá mức cho phép phải chờ duyệt mới gửi được cho khách.
• Đơn mua: đơn mua trên mức tiền quy định tự chuyển cấp trên duyệt.
• Công nợ: khách nợ quá hạn mức thì đơn hàng mới bị chặn, cần người có quyền duyệt.
• Ngân sách: chi vượt ngân sách theo bộ phận, dự án thì cảnh báo hoặc chặn.

Mọi yêu cầu duyệt nằm một chỗ, kèm thông tin cần để quyết định: khách nào, đang nợ bao nhiêu, đã mua gì trước đó. Mọi chứng từ ghi lại ai tạo, ai sửa, sửa gì, lúc nào.

Ví dụ: một xưởng in bao bì 20 người (tình huống minh hoạ) quy định nhân viên kinh doanh được giảm tối đa một mức nhất định. Khách lớn xin giảm sâu hơn, báo giá tự dừng ở trạng thái chờ duyệt. Giám đốc mở lên, thấy khách này thanh toán đúng hạn, duyệt trong một phút. Nếu khách đang nợ quá hạn, giám đốc thấy ngay và có thể từ chối.

17:00 – Xem kết quả: kênh nào đem khách về

Cuối ngày, chủ doanh nghiệp cần trả lời ba câu: hôm nay đã gửi bao nhiêu báo giá, có đơn hàng mới nào, dự án nào đang trễ. Câu thứ tư quan trọng hơn khi tính ngân sách: kênh nào đang đem khách về thật.

Google Analytics 4 trả lời một phần câu hỏi này. Báo cáo Thu nạp qua lượng truy cập cho biết người dùng mới và người dùng cũ đến từ nguồn nào, nhóm theo kênh như tìm kiếm tự nhiên, mạng xã hội trả phí, email (theo Google Analytics). Bài đo hiệu quả marketing bằng Google Analytics 4 hướng dẫn những chỉ số chủ doanh nghiệp nên xem.

Nhưng lượt truy cập chưa phải tiền. Văn phòng số ghi nguồn của từng khách từ lúc họ để lại thông tin, rồi đi tiếp tới báo giá, đơn hàng, doanh thu. Báo cáo cuối ngày cho thấy mỗi nguồn khách ra bao nhiêu cơ hội, báo giá, đơn hàng. Doanh thu, công nợ, tồn kho, lãi lỗ cập nhật từng ngày và xem được trên điện thoại.

Phần mềm quản lý tổng thể không làm thay anh/chị những gì

Một màn hình gọn không có nghĩa là mọi việc tự chạy:

• Quyết định vẫn là của anh/chị: duyệt giảm giá, chọn khách ưu tiên, dừng kênh quảng cáo kém hiệu quả.
• AI không gửi thư thay người: bản nháp có thể sai ý, cần đọc lại trước khi gửi.
• Dữ liệu chỉ đúng khi được nhập đúng: nếu nhân viên vẫn chốt khách qua Zalo cá nhân mà không ghi vào hệ thống, màn hình tổng quan sẽ thiếu.
• Sổ kế toán thuế, hoá đơn điện tử vẫn làm trên phần mềm kế toán theo chuẩn mực của Việt Nam; hệ thống làm phần hạch toán quản trị và xuất số liệu sang.

Trước và sau khi mọi thứ nằm trên một màn hình

Danh sách kiểm tra khi chọn phần mềm quản lý doanh nghiệp vừa và nhỏ

1. Màn hình đầu ngày có hiện khách mới, thư chưa trả lời, việc quá hạn trên cùng một chỗ không?
2. Thư khách có tự gắn vào đúng hồ sơ khách, không phụ thuộc hộp thư của từng nhân viên không?
3. Báo giá có ra đúng mẫu, đúng thương hiệu, đánh số tự động không?
4. Có cài được chốt duyệt chiết khấu, đơn mua, hạn mức công nợ theo quy định công ty không?
5. Báo cáo có đi từ nguồn khách tới đơn hàng, doanh thu không?
6. Dùng được trên điện thoại, bằng tiếng Việt không?
7. Khi ngừng dùng, có lấy lại toàn bộ dữ liệu được không?

Nếu anh/chị chỉ cần quản lý khách và cơ hội bán hàng, một phần mềm CRM có thể đủ. Bài phần mềm CRM quản lý khách hàng và cách chọn cho doanh nghiệp nhỏ so sánh các lựa chọn phổ biến.

Câu hỏi thường gặp

Phần mềm quản lý doanh nghiệp vừa và nhỏ khác gì CRM?

CRM tập trung vào khách hàng và cơ hội bán hàng. Phần mềm quản lý tổng thể đi tiếp sang báo giá, dự án, kho, công nợ, lãi lỗ trên cùng một dữ liệu, nên không phải chép số liệu qua lại giữa các phần mềm. Bài ERP là gì cho doanh nghiệp vừa và nhỏ giải thích kỹ hơn.

Công ty 5–10 người có cần một màn hình tổng quan không?

Cần khi đã có từ hai người cùng chăm khách, hoặc khách đến từ nhiều kênh. Công ty nhỏ có thể bật trước phần marketing và bán hàng, phần kho, công nợ mở sau.

AI soạn thư có tự gửi cho khách không?

Không. AI chỉ viết bản nháp; người đọc lại, sửa và bấm gửi luôn là anh/chị hoặc nhân viên phụ trách.

Đang dùng Gmail và Zalo thì có phải bỏ không?

Không phải bỏ. Hộp thư đang dùng được nối vào hệ thống; chat Zalo OA (đã xác thực) và Messenger trả lời ngay trong hệ thống.

Việc nên làm ngay: ghi lại một ngày làm việc của anh/chị, mỗi lần chuyển ứng dụng hoặc phải hỏi người khác thì đánh một dấu. Cuối ngày đếm lại, đó là chỗ một hệ thống chung giúp được nhiều nhất. Nếu muốn tự tay thử một ngày như trong bài, anh/chị có thể dùng thử Văn phòng số 7 ngày.

Muốn xem Văn phòng số chạy trên công việc thật của anh/chị? Chúng tôi mở thử hệ thống trong buổi tư vấn 30 phút, hoặc anh/chị tự dùng thử 7 ngày miễn phí. Xem đặt lịch tư vấn hoặc dùng thử 7 ngày.