Văn phòng số ERP tinh gọn: vì sao doanh nghiệp nhỏ cần và bắt đầu từ đâu

Doanh nghiệp nhỏ cần một văn phòng số ERP tinh gọn khi thông tin bán hàng, kho và tiền đã nằm rải rác ở sổ tay, Excel và Zalo, và chủ phải có mặt mới biết hôm nay ra sao. “Tinh gọn” nghĩa là chỉ bật phần công ty thật sự dùng, bắt đầu từ việc đang tốn công nhất, rồi mở thêm khi đội ngũ đã quen. Bài này nói rõ cái giá của cách làm rời rạc, ERP tinh gọn khác ERP tập đoàn ở đâu, nên bật khối nào trước và cách giữ phạm vi vừa sức.

Văn phòng số ERP tinh gọn là gì?

Văn phòng số ERP là một hệ thống chung để quản lý việc hằng ngày của công ty: khách hàng, đơn hàng, hàng nhập xuất, thu chi, công nợ, việc giao cho nhân viên và báo cáo. Nếu anh/chị chưa rõ ERP là gì, bài ERP là gì và khi nào doanh nghiệp nhỏ cần giải thích qua hành trình một đơn hàng. Bài này đi tiếp một câu hỏi khác: vì sao công ty nhỏ cần bản tinh gọn, và tinh gọn đến mức nào là vừa.

ERP vốn được thiết kế theo từng phân hệ. IBM viết rằng doanh nghiệp có thể chọn những phân hệ phù hợp nhất với mình (theo IBM). Microsoft khuyên bắt đầu với những năng lực cần nhất và thêm phân hệ khi nhu cầu tăng (theo Microsoft).

Một bộ ERP đầy đủ có nhiều khối hơn mức công ty nhỏ cần ngay. Ví dụ, trang giới thiệu ERPNext liệt kê cả sản xuất, quản lý chất lượng, nhân sự và tiền lương bên cạnh bán hàng, kho, kế toán (theo Frappe). Một tiệm năm người có khi chỉ cần hai khối trong số đó.

Chi phí ẩn khi mỗi việc nằm một nơi

Chi phí rời rạc không có hoá đơn. Nó nằm trong giờ làm thêm, đơn bị sót và khoản nợ quên đòi. Microsoft liệt kê đúng những thứ ERP giúp bớt đi: hệ thống trùng lặp, đối chiếu thủ công, nhập liệu trùng và quy trình kém hiệu quả (theo Microsoft). Ở một công ty nhỏ, chúng hiện ra như sau.

Một việc nhập ba lần

Một đơn hàng ghi vào sổ bán hàng, chép sang file kho, rồi lại ghi vào file thu chi. Mỗi lần chép là một lần có thể sai số lượng, sai giá. Khi dùng chung một dữ liệu, bán một món thì kho tự trừ, doanh thu tự cộng.

Thông tin đi theo người

Khách đặt qua Facebook, tiền chuyển khoản xem trên ứng dụng ngân hàng, lịch giao hàng nhắn trong nhóm Zalo. Nhân viên nghỉ việc, một phần lịch sử khách hàng đi theo điện thoại của họ. Gom về một chỗ thì dữ liệu ở lại với công ty.

Chủ phải có mặt mới nắm được tình hình

Nhiều chủ cửa hàng không dám đi xa vài ngày vì vắng mặt là không biết bán được bao nhiêu, kho còn gì. Khi số liệu nằm trên hệ thống, mở điện thoại là thấy doanh thu, công nợ, tồn kho.

Cuối tháng tốn nhiều buổi mới ra số

Cộng doanh thu, đối chiếu công nợ, tính lãi lỗ từ nhiều file thường mất vài buổi tối, thời gian lẽ ra dành cho khách và nguồn hàng.

Có từ ba dấu hiệu dưới đây trở lên là cách làm hiện tại đang tốn hơn anh/chị nghĩ:

• Thường sót đơn hoặc giao nhầm hàng.
• Số tồn trên sổ khác hàng thật trên kệ.
• Không biết tháng này lãi hay lỗ cho đến khi cộng xong sổ.
• Muốn biết khách nợ bao nhiêu, từ khi nào thì phải lục tin nhắn.
• Chủ không thể vắng mặt quá một hai ngày.

ERP tinh gọn khác ERP tập đoàn ở đâu?

Khác biệt nằm ở phạm vi bật, người vận hành và độ gọn của màn hình. Với ERP trên đám mây, nhà cung cấp lo bảo trì, cập nhật bảo mật và tính năng mới, doanh nghiệp trả phí thuê bao (theo Microsoft). Điều đó hợp với công ty nhỏ, nơi hầu như không có đội IT.

Theo Nghị định 80/2021/NĐ-CP, trong thương mại và dịch vụ, doanh nghiệp siêu nhỏ có không quá 10 lao động tham gia bảo hiểm xã hội bình quân năm (theo VCCI). Với đội ngũ chừng ấy người, một hệ thống phải có người chuyên trách mới chạy được là quá sức.

Nhu cầu quản trị chung cũng đã có thật. Theo Bộ Thông tin và Truyền thông (nay đã hợp nhất vào Bộ Khoa học và Công nghệ), đến hết tháng 9/2022 có hơn 62.000 doanh nghiệp nhỏ và vừa dùng các nền tảng của Chương trình hỗ trợ chuyển đổi số SMEdx; nhóm nền tảng quản trị tổng thể doanh nghiệp được dùng nhiều, với tỷ lệ 39,8% (theo Cổng thông tin điện tử tỉnh Hà Tĩnh, đăng lại tin của Bộ, số liệu năm 2022).

Bật đúng phần cần: nên chọn khối nào trước?

Khối chạy trước nên là chỗ đang rò nhiều nhất. Microsoft khuyên triển khai theo giai đoạn, tập trung vào vùng tác động lớn và ưu tiên những tính năng đem lại giá trị nhiều nhất (theo Microsoft). Trong buổi khảo sát, chúng tôi ngồi với chủ và các bộ phận để ghi lại quy trình bán hàng, kho, duyệt chi rồi mới chọn khối bật đầu tiên. Gợi ý theo loại hình:

Công ty dịch vụ hay phân vân giữa mua phần mềm quản lý khách riêng (xem bài phần mềm CRM quản lý khách hàng và cách chọn cho doanh nghiệp nhỏ) và bật khối khách hàng trong ERP. Điểm cần cân là bước sau: với ERP, khi cần thêm kho hay công nợ, anh/chị mở khối mới trên cùng dữ liệu thay vì mua thêm phần mềm rồi nối với nhau.

Ví dụ: cửa hàng vật liệu xây dựng bắt đầu từ công nợ

Ví dụ: một cửa hàng vật liệu xây dựng có năm nhân viên. Đây là tình huống minh hoạ, không phải khách thật. Khách đặt qua điện thoại và Zalo, thợ lấy hàng trước, trả tiền sau. Chủ ghi công nợ vào sổ tay; có lúc quên ghi, có lúc ghi sai số lượng, cuối tháng đối chiếu với thợ thì mỗi bên nhớ một kiểu.

Cửa hàng này không cần bật cả hệ thống. Họ bắt đầu với hai khối: đơn hàng và công nợ. Mỗi lần xuất hàng tạo một phiếu, công nợ từng thợ hiện rõ ngày lấy, số lượng, số tiền. Thợ hỏi thì nhân viên mở ra đọc ngay.

Khi cả nhóm đã quen, họ bật thêm kho, rồi cài hạn mức nợ: thợ nợ quá mức thì đơn mới phải chờ chủ duyệt. Mỗi lần chỉ thêm một thứ.

5 bước bắt đầu văn phòng số ERP cho vừa sức

1. Đo chỗ rò trong một tuần: mỗi người ghi ba việc mất thời gian hoặc hay sai nhất. Việc nào nhiều người cùng ghi là ứng viên số một cho khối đầu tiên.
2. Viết ra “xong” nghĩa là gì: chọn một hai khối và đặt tiêu chí kiểm được. Ví dụ: mọi lần xuất hàng đều có phiếu, công nợ từng khách xem được trong một phút. Nếu chưa vẽ các bước khách đi từ lúc biết tới lúc mua, bài phễu bán hàng cho doanh nghiệp giúp xác định khâu nào đang hụt khách.
3. Chỉ chuẩn bị dữ liệu khối đó cần: khối công nợ cần danh sách khách và số nợ đầu kỳ; khối kho cần danh mục hàng và tồn thực tế. Phần khác để lúc mở khối mới.
4. Giao một người giữ khối và hẹn ngày bỏ sổ cũ: người này nhắc mọi người cập nhật. Tới ngày hẹn, số trên hệ thống đã khớp thì bỏ hẳn sổ tay.
5. Xét lại sau mỗi tháng rồi mới mở khối mới: khối cũ đã đạt tiêu chí chưa, còn ai ghi sổ riêng không, chỗ rò lớn tiếp theo nằm ở đâu. Phần chăm sóc tự động thường để sau cùng; bài tự động hoá chăm sóc khách cho doanh nghiệp nhỏ gợi ý nên tự động việc gì trước.

Một khối chạy thật có ích hơn năm khối nằm trên giấy.

Hình: Mỗi lần chỉ bật thêm một khối, khối cũ chạy đều rồi mới mở tiếp.

Tinh gọn nhưng đừng cắt nhầm chỗ

Ba lỗi hay gặp khi chọn phạm vi:

• Bật nhiều khối cùng lúc vì “đằng nào cũng cần”: nhân viên phải học mọi màn hình một lúc, mỗi khối dùng một nửa, cuối cùng quay về Excel.
• Cắt mất mắt xích giữa: đơn vị cho nợ mà chỉ bật bán hàng, không bật công nợ, thì vẫn phải chép đơn sang sổ tay. Khối đầu tiên phải khép kín một việc từ đầu tới cuối.
• Chủ không dùng báo cáo: nếu chủ vẫn hỏi số qua Zalo thay vì mở báo cáo, nhân viên sẽ hiểu hệ thống chỉ là hình thức và nhập cho có.

Câu hỏi thường gặp

Chỉ bật vài khối thì sau này có bị thiếu không?

Không, vì các khối còn lại vẫn nằm sẵn trong hệ thống, chỉ chưa bật. Microsoft ghi nhận doanh nghiệp nhỏ thường bắt đầu với một giải pháp gộp kế toán, bán hàng, mua hàng và kho, rồi thêm phân hệ khi lớn lên (theo Microsoft).

Mở thêm khối sau có phải nhập lại dữ liệu không?

Không cần nhập lại những gì đã có. Khối mới dùng chung danh sách khách hàng, hàng hoá đã nhập; anh/chị chỉ bổ sung phần riêng của khối đó, như tồn đầu kỳ khi bật kho.

Nhân viên lớn tuổi có dùng được không?

Thường được, nếu màn hình gọn theo vai trò, dùng được trên điện thoại và bắt đầu từ vài thao tác cơ bản. Đào tạo theo từng người, kèm tài liệu có ảnh màn hình của chính công ty, giúp người ít dùng máy tính quen nhanh hơn.

Dữ liệu cũ trong Excel và Zalo có chuyển sang được không?

Danh sách khách hàng, hàng hoá, công nợ đầu kỳ trong Excel nhập được sau khi dọn trùng. Với tin nhắn Zalo cũ, nên ghi thông tin quan trọng vào hồ sơ từng khách thay vì cố chuyển hết.

Việc nên làm ngay: tuần này, ghi ra ba việc trong công ty bị nhập lại nhiều lần nhất và ai đang làm chúng. Nếu cả ba nằm ở bán hàng, kho hay công nợ, hãy xem Văn phòng số – ERP cho doanh nghiệp vừa và nhỏ: chỉ bật đúng khối anh/chị cần, dữ liệu trên máy chủ tại Việt Nam, toàn bộ bằng tiếng Việt, và cách làm cũ vẫn chạy song song cho tới khi đội ngũ quen.

Muốn xem Văn phòng số chạy trên công việc thật của anh/chị? Chúng tôi mở thử hệ thống trong buổi tư vấn 30 phút, hoặc anh/chị tự dùng thử 7 ngày miễn phí. Xem đặt lịch tư vấn hoặc dùng thử 7 ngày.