So sánh CRM và ERP, phần mềm bán hàng, kế toán: doanh nghiệp nhỏ chọn gì?

So sánh CRM và ERP một cách ngắn gọn: CRM quản lý khách hàng và quá trình bán hàng, còn ERP nối toàn bộ hoạt động cốt lõi của công ty, từ bán hàng tới kho, mua hàng và tiền, trên một dữ liệu chung. Phần mềm bán hàng giữ đơn, phần mềm kế toán giữ sổ thuế. Doanh nghiệp nhỏ nên chọn loại nào phụ thuộc vào việc dữ liệu của anh/chị phải đi qua bao nhiêu bộ phận.

Mỗi loại phần mềm giải bài toán gì

Bốn loại phần mềm này hay bị nhắc lẫn lộn vì chúng có phần chồng lên nhau. Cách dễ hiểu nhất là hỏi: phần mềm đó giữ “bản đúng” của thứ gì trong công ty.

CRM: giữ khách hàng

CRM (quản lý quan hệ khách hàng) là bộ công nghệ ghi nhận, theo dõi và quản lý các giao dịch của doanh nghiệp với khách hiện tại và khách tiềm năng (theo IBM). CRM giúp lưu thông tin liên hệ, nhận ra cơ hội bán hàng và cho thấy rõ từng cơ hội đang ở bước nào, từ lúc khách hỏi tới lúc chốt (theo Salesforce).

Phần mềm bán hàng: giữ đơn hàng

Phần mềm bán hàng (thường gắn với bán tại quầy, bán online) tập trung vào đơn: sản phẩm, giá, thanh toán, giao hàng, tồn kho ở mức cơ bản. Nó rất hợp với cửa hàng bán lẻ, nơi khách mua nhanh và ít cần chăm sóc dài hạn.

Phần mềm kế toán: giữ sổ thuế

Phần mềm kế toán ghi nhận những gì đã xảy ra để lập sổ sách, báo cáo thuế và hoá đơn điện tử theo quy định. Nó trả lời câu hỏi “công ty đã thu, chi, lãi lỗ bao nhiêu” theo chuẩn kế toán, chứ không quản lý việc đang diễn ra như báo giá đang chờ hay khách sắp tới hạn nợ.

ERP: nối các bộ phận trên một dữ liệu

ERP (hoạch định nguồn lực doanh nghiệp) là phần mềm quản trị kết nối các quy trình cốt lõi như tài chính, chuỗi cung ứng, sản xuất, nhân sự, mua hàng và quản lý dự án; hệ thống lưu dữ liệu trong một cơ sở dữ liệu trung tâm và nối các phân hệ mà từng bộ phận sử dụng (theo Microsoft). Nhiều ERP có sẵn phần CRM bên trong. Muốn thấy ERP chạy thế nào qua từng bước của một đơn hàng, bài ERP là gì, giải thích dễ hiểu cho doanh nghiệp vừa và nhỏ sẽ cho anh/chị thấy rõ.

Bảng so sánh CRM và ERP với phần mềm bán hàng, kế toán

Bảng dưới đây so sánh theo những gì chủ doanh nghiệp nhỏ thường quan tâm. Đây là mô tả chung; từng sản phẩm cụ thể có thể rộng hoặc hẹp hơn.

Về chi phí, với loại nào anh/chị cũng nên hỏi rõ: tính theo số người dùng, theo gói hay theo phân hệ; phí triển khai, nhập dữ liệu và đào tạo có tính riêng không; khi ngừng dùng thì xuất dữ liệu ra sao.

Ghép nhiều phần mềm lẻ: được và mất

Nhiều công ty nhỏ đi theo con đường tự nhiên: mua phần mềm bán hàng trước, thêm CRM khi có đội kinh doanh, rồi kế toán dùng phần mềm riêng. Cách này có cái được thật sự.

Hình: Ghép phần mềm lẻ bắt đầu nhanh, nhưng dữ liệu đổi tay càng nhiều thì càng dễ lệch.

• Được: bắt đầu nhanh, mỗi phần mềm làm tốt một việc, có thể thay từng phần khi không hợp.
• Được: đội ngũ học từng công cụ một, không bị ngợp.
• Mất: cùng một khách, một đơn phải nhập ở nhiều nơi.
• Mất: mỗi phần mềm một cách đếm doanh thu, số liệu lệch nhau và phải đối chiếu bằng tay.
• Mất: nhiều mật khẩu, nhiều nhà cung cấp, khó biết ai chịu trách nhiệm khi dữ liệu sai.

IBM mô tả đúng hiện tượng này khi nói về dữ liệu bị cô lập (data silo): các bộ phận giữ bản sao riêng của cùng một dữ liệu, thông tin giữa các hệ thống không khớp nhau, và nhân viên phải đối chiếu thủ công trước khi dùng được (theo IBM). Ngược lại, ERP tạo ra một nguồn dữ liệu đúng dùng chung cho cả công ty (theo Microsoft).

Ghép phần mềm lẻ không sai. Nó chỉ trở thành gánh nặng khi số lần dữ liệu phải “đổi tay” giữa các phần mềm nhiều hơn số người trong công ty chịu nổi.

Khi nào chọn CRM, khi nào chọn ERP

Thay vì hỏi “CRM hay ERP”, hãy hỏi: dữ liệu của một khách hàng phải đi qua mấy bộ phận trước khi tiền về tài khoản?

Chọn CRM khi

• Công ty bán dịch vụ hoặc tư vấn, không có kho hàng.
• Việc cần quản lý chủ yếu là khách tiềm năng, báo giá và chăm sóc sau bán.
• Kế toán đơn giản, ít công nợ kéo dài.

Bài phần mềm CRM quản lý khách hàng cho doanh nghiệp nhỏ liệt kê các lựa chọn phổ biến và cách chọn. Nếu chưa rõ khách đi qua những bước nào, hãy vẽ trước phễu bán hàng của doanh nghiệp; phễu càng rõ, chọn công cụ càng dễ.

Chọn ERP khi

• Có từ ba bộ phận trở lên cùng chạm vào một khách: kinh doanh, kho, kế toán, chăm sóc khách.
• Có kho, mua hàng, công nợ nhiều đợt, hoặc nhiều chi nhánh, nhiều thương hiệu.
• Chủ doanh nghiệp cần biết lãi lỗ, công nợ, tồn kho mà không phải chờ tổng hợp cuối tháng.
• Đang mất nhiều giờ mỗi tuần để chép số giữa các phần mềm và file Excel.

Theo Nghị định 80/2021/NĐ-CP, doanh nghiệp nhỏ trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ có không quá 50 lao động tham gia bảo hiểm xã hội bình quân năm, kèm điều kiện về doanh thu hoặc nguồn vốn (theo VCCI). Ở quy mô này, ERP lớn dành cho tập đoàn thường quá nặng; thứ phù hợp là một văn phòng số ERP tinh gọn cho doanh nghiệp nhỏ, chỉ bật đúng phần cần dùng.

Cách tự chọn trong 4 bước:

1. Liệt kê các bộ phận chạm vào một đơn hàng, từ lúc khách hỏi tới lúc thu đủ tiền.
2. Đếm số lần thông tin của đơn đó phải chép từ công cụ này sang công cụ khác.
3. Ghi ba câu hỏi chủ doanh nghiệp hay hỏi nhất mà hiện mất lâu mới có câu trả lời.
4. Chọn loại phần mềm trả lời được cả ba câu hỏi đó mà không cần chép số.

ERP vẫn dùng chung với phần mềm kế toán thuế

Một hiểu lầm hay gặp là dùng ERP thì phải bỏ phần mềm kế toán đang chạy. Với nhiều doanh nghiệp nhỏ ở Việt Nam, cách làm ít xáo trộn hơn là tách hai việc: ERP lo quản trị (khách, báo giá, đơn, kho, thu chi, công nợ, lãi lỗ theo dự án), còn sổ kế toán thuế và hoá đơn điện tử tiếp tục làm trên phần mềm kế toán quen thuộc.

Cách tách này có lợi cho cả hai phía. Kế toán không phải đổi phần mềm họ đã quen và đã khớp với quy định. Chủ doanh nghiệp có số liệu quản trị cập nhật hằng ngày thay vì chờ sổ sách cuối kỳ.

Văn phòng số – ERP của webdesigner.vn đi theo hướng này: marketing, bán hàng, chăm sóc khách, kho, mua hàng và công nợ nằm trên một hệ thống tiếng Việt, có hạch toán quản trị; sổ kế toán thuế và hoá đơn điện tử giữ trên phần mềm kế toán theo chuẩn mực của Việt Nam, số liệu xuất sang được.

Câu hỏi thường gặp

CRM có phải là một phần của ERP không?

Nhiều ERP có sẵn phân hệ quản lý khách hàng. Nhưng CRM cũng có thể là phần mềm riêng, chỉ lo khách và bán hàng, không có kho hay công nợ.

Doanh nghiệp 10 người có cần ERP không?

Phụ thuộc vào việc có kho, công nợ và nhiều bộ phận cùng chăm một khách hay không. Nếu chỉ bán dịch vụ đơn giản, CRM là điểm bắt đầu hợp lý.

Đã dùng CRM rồi, sau này lên ERP có mất dữ liệu không?

Danh sách khách, liên hệ, cơ hội bán hàng thường xuất ra được file để nhập vào hệ thống mới. Nên hỏi nhà cung cấp CRM hiện tại về cách xuất dữ liệu trước khi chuyển.

Phần mềm quản lý tổng thể và ERP có khác nhau không?

Hai cách gọi thường được dùng gần như nhau khi nói về doanh nghiệp vừa và nhỏ. Điều quan trọng không phải tên gọi, mà là các bộ phận có dùng chung một dữ liệu hay không.

Việc nên làm ngay: lấy một đơn hàng gần nhất, ngồi cùng kinh doanh, kho và kế toán đếm xem thông tin của đơn đó đã đi qua bao nhiêu file và phần mềm. Con số đó sẽ cho anh/chị biết nên bắt đầu từ CRM hay đã tới lúc tính tới ERP.

Muốn xem Văn phòng số chạy trên công việc thật của anh/chị? Chúng tôi mở thử hệ thống trong buổi tư vấn 30 phút, hoặc anh/chị tự dùng thử 7 ngày miễn phí. Xem đặt lịch tư vấn hoặc dùng thử 7 ngày.