Quy trình làm việc của nhân viên kinh doanh trong một ngày nên xoay quanh ba việc: trả lời khách đang chờ, tìm thêm khách mới, và không để cơ hội nào thiếu bước tiếp theo. Bài này xếp ba việc đó thành một lịch cụ thể từ 9:00 lúc mở máy đến cuối giờ chiều, kèm hình chụp từng màn hình trên Văn phòng số để anh/chị và nhân viên làm theo được ngay.
Tóm tắt nhanh
- Buổi sáng xử lý việc khách đang chờ: xem trang Tổng quan, trả lời thư, gọi khách mới trong ngày.
- Giữa buổi sáng dành một giờ tìm khách chủ động và lưu ngay vào CRM (phần mềm quản lý khách hàng), không để trong sổ tay hay điện thoại riêng.
- Buổi chiều chăm cơ hội đang mở: báo giá, họp, biên bản.
- Trước khi về, mỗi khách đang theo phải có một việc tiếp theo kèm ngày hẹn.
- Điện thoại báo khi có khách mới, thư mới, việc được giao, nên rời bàn vẫn không sót.
Vì sao cần một quy trình làm việc cố định mỗi ngày
Người làm kinh doanh hiếm khi thiếu việc. Cái thiếu là thời gian dành cho đúng việc. Khảo sát State of Sales lần thứ năm của Salesforce, công bố tháng 12/2022 với hơn 7.700 người làm bán hàng, cho thấy nhân viên kinh doanh chỉ dành 28% thời gian trong tuần cho việc bán hàng thật sự; phần lớn thời gian còn lại dành cho các việc khác như quản lý thương vụ và nhập liệu (theo Salesforce).
Một phần thời gian mất đi vì phải tìm thông tin. Báo cáo Work Trend Index tháng 5/2023 của Microsoft, khảo sát 31.000 người ở 31 nước, ghi nhận 62% người được hỏi nói họ mất quá nhiều thời gian trong ngày để tìm thông tin (theo Microsoft). Hai con số này đến từ khảo sát quốc tế, một của người làm bán hàng, một của người đi làm nói chung, không riêng Việt Nam, nhưng cảnh “mở năm chỗ mới biết khách này đã báo giá chưa” thì công ty nhỏ nào cũng gặp. Chúng tôi đã tính phần hao phí này trong bài chi phí ẩn khi quản lý bằng Excel và Zalo.
Quy trình cố định giải quyết đúng chỗ đó: sáng mở máy không phải nghĩ “hôm nay làm gì trước”.
Quy trình làm việc của nhân viên kinh doanh trong một ngày, từ 9:00
Lịch dưới đây là gợi ý cho một nhân viên kinh doanh ở công ty 5–50 người, vừa nhận khách từ Website, thư, mạng xã hội, vừa tự tìm khách. Anh/chị chỉnh giờ theo ngành của mình; thứ tự mới là điều nên giữ: việc khách đang chờ làm trước, việc tìm khách mới làm khi đầu óc còn tỉnh, việc ghi chép và hẹn lịch làm cuối ngày.
Hình: Việc khách đang chờ làm trước, tìm khách mới giữa buổi sáng, ghi chép và hẹn lịch cuối ngày.
| Giờ | Việc | Mở ở đâu |
|---|---|---|
| 9:00 | Xem tình hình trong ngày | Văn phòng số → Tổng quan |
| 9:10 | Trả lời thư khách | Email → hộp thư của mình |
| 9:40 | Gọi, nhắn khách mới | Bán hàng → Khách hàng tiềm năng |
| 10:15 | Tìm khách chủ động, lưu vào CRM | Mạng xã hội → Lưu khách từ mạng xã hội |
| 13:30 | Chăm cơ hội: báo giá, đặt lịch họp | Bán hàng → Cơ hội bán hàng, Báo giá |
| 15:00 | Họp với khách, làm biên bản | Lịch họp |
| 16:00 | Duyệt bài đăng ngày mai (nếu kiêm nội dung) | Marketing → Lịch đăng bài |
| 16:45 | Đặt việc tiếp theo cho từng khách | CRM → Nhiệm vụ |
9:00–10:15: xử lý những việc khách đang chờ
9:00 – Mở máy, xem trang Tổng quan
Đăng nhập xong, hệ thống mở thẳng trang Tổng quan. Anh/chị nhìn sáu ô số: khách mới hôm nay, báo giá đang chờ khách, công nợ phải thu, doanh thu tháng này, cuộc họp hôm nay, phiếu hỗ trợ đang mở. Bấm vào ô nào thì mở danh sách đứng sau con số đó.
9:10 – Trả lời thư khách
Mở hộp thư của mình trong nhóm Email. Mỗi thư có nhãn trước tiêu đề: Đến là thư người khác gửi tới, Đi là thư mình đã gửi, Nội bộ là thư từ một hộp thư khác của công ty. Thư quảng cáo, thư tự động vẫn vào hộp thư nhưng không tự tạo khách tiềm năng, nên danh sách khách không bị rác.
Với thư cần trả lời, bấm Trả lời rồi bấm nút Soạn bằng AI. Hệ thống đọc chuỗi thư trước đó và viết bản nháp; anh/chị gõ thêm ý chính nếu muốn, đọc lại, sửa rồi mới gửi. AI chỉ viết nháp, người gửi vẫn là anh/chị. Thư gửi từ hệ thống được ghi vào hồ sơ khách, cả công ty nhìn thấy cùng một lịch sử.
9:40 – Liên hệ khách mới trong ngày
Mở Khách hàng tiềm năng, lọc trạng thái Mới. Đây là những người vừa điền biểu mẫu trên Website, đặt lịch tư vấn hoặc gửi thư hỏi. Nghiên cứu đăng trên Harvard Business Review năm 2011 về khách hỏi qua mạng kết luận phần lớn công ty phản hồi chưa đủ nhanh (theo Harvard Business Review). Vì vậy quy tắc ở bước này rất đơn giản: khách mới phải được gọi hoặc nhắn càng sớm càng tốt, chậm nhất trong ngày.
Gọi xong, làm ba việc trong hồ sơ khách:
- Ghi chú kết quả cuộc gọi: khách cần gì, ngân sách, khi nào quyết.
- Đổi trạng thái từ Mới sang Đã liên hệ, hoặc Không phù hợp nếu không đúng khách.
- Tạo một nhiệm vụ cho lần liên hệ kế tiếp, có ngày cụ thể.
10:15–12:00: tìm khách mới và đưa vào CRM
Đây là giờ dễ bị bỏ nhất khi bận, và cũng là giờ quyết định tháng sau có khách hay không. Anh/chị chọn một kênh chính và làm đều: nhóm Facebook của ngành, LinkedIn, hoặc danh sách doanh nghiệp trong khu vực. Cách bình luận có ích để khách tự hỏi thêm đã có trong bài tìm khách hàng tiềm năng trên Facebook.
Gặp người phù hợp, đừng chép vào sổ. Trên máy tính, bấm nút Lưu vào CRM trên thanh dấu trang của trình duyệt; trên điện thoại, mở mục Lưu khách từ mạng xã hội. Hệ thống tạo khách tiềm năng kèm tên, đường dẫn trang cá nhân và nguồn khách.
Ví dụ (tình huống minh hoạ): chị Lan bán thiết bị bếp cho nhà hàng. Mỗi sáng chị lưu mười chủ quán vừa hỏi về bếp, chiều gửi lời chào riêng. Cuối tuần chị có năm mươi khách tiềm năng ghi rõ nguồn.
13:30–16:00: chăm cơ hội đang mở, báo giá và họp
13:30 – Đi qua từng cơ hội
Mở Cơ hội bán hàng ở dạng bảng cột. Mỗi cột là một giai đoạn: đánh giá nhu cầu, khảo sát, báo giá, đàm phán, sắp chốt. Với từng thẻ, tự hỏi ba câu: giai đoạn còn đúng không, ngày dự kiến chốt có phải dời không, bước tiếp theo là gì. Cơ hội cần báo giá thì tạo báo giá ngay từ hồ sơ khách, theo đúng mẫu của công ty. Vì sao phải chia giai đoạn rõ ràng, anh/chị xem thêm bài vì sao doanh nghiệp cần một phễu bán hàng.
15:00 – Họp với khách và làm biên bản
Tạo cuộc họp trong Lịch họp, chọn họp trực tuyến; khách nhận thư mời kèm đường dẫn vào phòng họp. Họp xong, dán bản ghi lời nói hoặc ghi chú vào tab Ghi hình & biên bản rồi bấm soạn biên bản. AI viết bản nháp gồm nội dung đã thống nhất và việc của từng bên. Anh/chị đọc lại, sửa, gửi khách xác nhận. Nhớ xin phép khách trước khi ghi hình.
16:00–17:00: duyệt bài đăng và đặt việc cho ngày mai
16:00 – Duyệt bài sẽ đăng
Mở Lịch đăng bài. Việc này dành cho người kiêm phần nội dung; không kiêm thì dùng giờ này gọi lại khách cũ. Mỗi ô trên lịch là một bài cho Website, Fanpage hoặc LinkedIn, có giờ đăng. Bài do AI viết được chấm điểm kèm nhận xét; bài chưa đạt mang trạng thái Cần sửa. Anh/chị đọc, sửa cho đúng giọng của công ty rồi duyệt. Bài đã duyệt tự đăng đúng giờ.
16:45 – Không khách nào thiếu việc tiếp theo
Mười lăm phút cuối ngày dành cho danh sách Nhiệm vụ. Việc xong thì đánh dấu xong. Rồi rà lại khách đang theo: ai chưa có nhiệm vụ kèm ngày hẹn thì tạo ngay.
Rời bàn làm việc: điện thoại báo khách mới, thư mới
Nhân viên kinh doanh không ngồi bàn cả ngày. Văn phòng số cài được lên màn hình chính của điện thoại mà không cần kho ứng dụng: mở bằng Safari trên iPhone hoặc Chrome trên Android, chọn Thêm vào Màn hình chính. Từ iOS 16.4, ứng dụng thêm vào màn hình chính theo cách này được gửi thông báo đẩy, với điều kiện người dùng tự bấm cho phép (theo WebKit, 2023).
Bật thông báo một lần, điện thoại sẽ báo trong ba trường hợp: có khách mới thuộc về mình, có thư mới của người thật gửi vào hộp thư mình dùng, và có việc vừa được giao hoặc có người nhắc tên. Bấm vào thông báo là mở đúng khách, đúng thư, đúng việc.
Ba nguyên tắc giữ cho quy trình không gãy
- Khách mới được liên hệ trong ngày. Không để qua đêm một người vừa hỏi.
- Mọi cuộc gọi, tin nhắn đều ghi vào hồ sơ khách. Người khác trong công ty mở ra là hiểu, nhân viên nghỉ thì khách vẫn ở lại.
- Không khách nào đang theo mà thiếu việc tiếp theo. Thiếu ngày hẹn nghĩa là khách đó sẽ bị quên.
Ba nguyên tắc này đúng với mọi công cụ, kể cả khi anh/chị chưa dùng Văn phòng số. Nếu đang cân nhắc công cụ, bài so sánh các phần mềm CRM quản lý khách hàng liệt kê những lựa chọn phổ biến. Còn vì sao nên để khách, báo giá, thư và lịch họp trên cùng một hệ thống, bài ERP là gì cho doanh nghiệp vừa và nhỏ giải thích từ đầu.
Câu hỏi thường gặp
Công ty chỉ có một, hai người bán hàng có cần quy trình này không?
Có, và càng ít người càng cần. Một người vừa bán vừa chăm khách vừa đăng bài rất dễ bỏ giờ tìm khách mới. Anh/chị có thể rút mỗi khung giờ còn một nửa, nhưng nên giữ đủ ba việc: trả lời khách đang chờ, tìm khách mới, đặt việc tiếp theo.
Gửi thư bằng Outlook hoặc Gmail thì hệ thống có ghi lại không?
Có, trên các hệ thống đã bật tính năng này. Hệ thống đọc thư mục Đã gửi của hộp thư mười phút một lần và đưa thư vào lịch sử, gắn với khách có đúng địa chỉ người nhận. Tuy vậy chỉ thư soạn ngay trong hệ thống mới ghi nhận được khách đã mở thư hay chưa, nên thư gửi khách vẫn nên soạn trong hệ thống.
AI viết thư và biên bản, có cần kiểm tra lại không?
Luôn cần. AI viết bản nháp từ chuỗi thư hoặc bản ghi cuộc họp, có thể hiểu sai một con số hay một lời hứa. Người gửi đọc lại, sửa rồi mới gửi, và chịu trách nhiệm về nội dung.
Việc nên làm ngay: in bảng giờ ở trên, dán cạnh màn hình và chạy thử đúng một tuần. Sau một tuần, anh/chị sẽ thấy khung giờ nào thừa, khung giờ nào thiếu để chỉnh lại cho hợp với công ty mình. Nếu muốn chạy quy trình này trên dữ liệu thật, anh/chị có thể dùng thử Văn phòng số 7 ngày. Lưu ý: ứng dụng trên màn hình chính, thông báo trên điện thoại, nhãn Đến/Đi/Nội bộ và việc ghi lại thư gửi từ Outlook, Gmail đang được đưa dần vào bản dùng thử, có thể chưa có ở thời điểm anh/chị đọc bài.
Nguồn tham khảo
- New Research Reveals Sales Teams Are Overwhelmed (State of Sales, lần thứ năm) – Salesforce, 12/2022.
- Work Trend Index Annual Report: Will AI Fix Work? – Microsoft, 05/2023.
- The Short Life of Online Sales Leads – Harvard Business Review, 03/2011.
- Thông báo đẩy cho ứng dụng trên Màn hình chính của iOS và iPadOS (bài gốc tiếng Anh) – WebKit, 02/2023.
Muốn xem Văn phòng số chạy trên công việc thật của anh/chị? Chúng tôi mở thử hệ thống trong buổi tư vấn 30 phút, hoặc anh/chị tự dùng thử 7 ngày miễn phí. Xem đặt lịch tư vấn hoặc dùng thử 7 ngày.
- Chuyển đổi số doanh nghiệp nhỏ: bắt đầu từ đâu cho đúng?
- Khi nào doanh nghiệp cần ERP? 10 dấu hiệu cần phần mềm quản lý tổng thể
- Quản lý bằng Excel và Zalo: 5 chi phí ẩn chủ doanh nghiệp ít thấy
- Quy trình làm việc của nhân viên kinh doanh: một ngày tìm khách từ 9:00 (đang đọc)
- Quản lý dữ liệu khách hàng: giữ khách ở lại khi nhân viên nghỉ việc
- So sánh CRM và ERP, phần mềm bán hàng, kế toán: doanh nghiệp nhỏ chọn gì?
Chúng tôi làm Website, marketing và Văn phòng số - ERP cho doanh nghiệp vừa và nhỏ từ năm 2013. Làm việc trực tuyến và tại địa điểm của khách hàng ở TP Hồ Chí Minh. Zalo: 0932 714 468 · Email: contact@webdesigner.vn
Đặt lịch tư vấn 30 phút