ERP là gì? Giải thích dễ hiểu cho chủ doanh nghiệp vừa và nhỏ

ERP là gì? ERP (viết tắt của Enterprise Resource Planning, tạm dịch “hoạch định nguồn lực doanh nghiệp”) là phần mềm gom các việc cốt lõi của công ty như bán hàng, mua hàng, kho, thu chi, công nợ về một hệ thống với một kho dữ liệu chung. Nhờ vậy mọi bộ phận cùng nhìn một con số, không ai phải chép lại dữ liệu của người khác. Bài này giải thích ERP bằng ví dụ một đơn hàng, so sánh với các phần mềm lẻ anh/chị đang dùng, và chỉ ra khi nào doanh nghiệp nhỏ nên, hoặc chưa nên, dùng ERP.

ERP là gì? Định nghĩa trong một câu

Microsoft định nghĩa ERP là phần mềm quản trị doanh nghiệp kết nối các quy trình cốt lõi của tổ chức, gồm tài chính, chuỗi cung ứng, sản xuất, nhân sự, mua hàng và quản lý dự án; hệ thống lưu dữ liệu trong một cơ sở dữ liệu trung tâm để tạo ra “một nguồn sự thật chung” cho cả công ty (theo Microsoft).

IBM mô tả tương tự: các ứng dụng trong ERP dùng chung một cơ sở dữ liệu, nhờ đó xoá bỏ các “ốc đảo dữ liệu” (data silo) vốn gây ra việc nhập trùng, sai lệch giữa các bộ phận (theo IBM).

Với một công ty nhỏ, điều đó có nghĩa là khách hàng, đơn hàng, hàng hoá và tiền cùng nằm trong một hệ thống. Ai cần thì mở ra xem, không phải nhắn Zalo hỏi nhau.

Hiểu ERP qua hành trình của một đơn hàng

Ví dụ: một công ty phân phối thiết bị vệ sinh công nghiệp 15 người ở Bình Dương nhận khách từ quảng cáo Facebook và Website. Đây là tình huống minh hoạ, không phải khách thật. Bảng dưới đi theo một đơn hàng của công ty này, từ lúc khách hỏi tới lúc tiền về, ở hai cách làm.

Hình: Dữ liệu nhập một lần ở bước đầu rồi chảy tiếp qua mọi bộ phận, không ai chép lại.

Khác biệt nằm ở chỗ dữ liệu chỉ nhập một lần: tên khách, mặt hàng, giá nhập ở bước báo giá rồi chảy tiếp xuống đơn hàng, kho, công nợ. Mỗi lần chép tay giữa hai phần mềm là một chỗ có thể sai.

ERP khác phần mềm lẻ (CRM, bán hàng, kế toán) ở đâu?

Nhiều công ty đã có phần mềm bán hàng, phần mềm kế toán, có khi thêm CRM (phần mềm quản lý quan hệ khách hàng). Mỗi thứ làm tốt việc của nó; vấn đề nằm ở khoảng trống giữa chúng.

Nếu công ty chỉ cần quản lý khách và cơ hội bán hàng, một CRM có thể là đủ. Bài phần mềm CRM quản lý khách hàng và cách chọn cho doanh nghiệp nhỏ giúp anh/chị so sánh các lựa chọn phổ biến. Khi cần nối tiếp sang kho, mua hàng và công nợ, đó là lúc nghĩ tới ERP.

ERP có thay phần mềm kế toán thuế không?

Không nhất thiết. Nhiều doanh nghiệp dùng ERP để quản trị nội bộ (thu chi, công nợ, tồn kho, lãi lỗ theo dự án hay chi nhánh) và vẫn giữ sổ kế toán thuế, hoá đơn điện tử trên phần mềm kế toán quen thuộc: một bên để chủ điều hành, một bên để báo cáo thuế.

Vì sao trước đây chỉ tập đoàn mới dùng ERP?

ERP ra đời từ phần mềm hoạch định nhu cầu vật tư (MRP) mà các nhà máy dùng trong những năm 1960 và 1970 (theo Microsoft). Cái tên ERP do hãng nghiên cứu Gartner đặt ra vào những năm 1990 (theo IBM). Suốt thời gian dài, ERP gắn với nhà máy lớn và tập đoàn vì ba lý do:

• Cần máy chủ và người vận hành riêng: hệ thống cài tại chỗ đòi hỏi nhân sự IT chuyên trách để bảo trì (theo IBM).
• Phí bản quyền theo người dùng: công ty càng đông người, chi phí càng tăng.
• Triển khai dài và phức tạp: phần mềm phải chỉnh sửa nhiều cho khớp quy trình riêng của từng tập đoàn.

Hai thay đổi đã kéo ERP về gần doanh nghiệp nhỏ. Thứ nhất là ERP trên đám mây: bên thứ ba vận hành phần mềm, doanh nghiệp không phải tự nuôi máy chủ; mô hình này được chuộng vì dễ mở rộng và chi phí thấp hơn, đổi lại doanh nghiệp phải tin tưởng nhà cung cấp giữ dữ liệu (theo IBM). Thứ hai là ERP mã nguồn mở. Ví dụ, ERPNext tự giới thiệu là ERP mã nguồn mở 100%, gồm kế toán, mua hàng, bán hàng, CRM, kho, sản xuất, dự án, tài sản, bán tại quầy; không thu phí theo từng người dùng, chỉ trả tiền máy chủ (theo Frappe).

Các hãng lớn cũng đã làm sản phẩm riêng cho nhóm này: Microsoft giới thiệu Dynamics 365 Business Central là ERP dành cho doanh nghiệp nhỏ và vừa, kết nối tài chính, bán hàng, dịch vụ và vận hành trong một giải pháp (theo Microsoft Dynamics 365).

Hệ thống ERP cho doanh nghiệp nhỏ 5–60 người gồm những phần nào?

Trước hết, “doanh nghiệp nhỏ và vừa” ở Việt Nam có định nghĩa cụ thể. Theo Nghị định 80/2021/NĐ-CP, trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ, doanh nghiệp nhỏ có không quá 50 lao động tham gia bảo hiểm xã hội bình quân năm và doanh thu năm không quá 100 tỷ đồng hoặc tổng nguồn vốn không quá 50 tỷ đồng; doanh nghiệp vừa có không quá 100 lao động và doanh thu không quá 300 tỷ đồng hoặc nguồn vốn không quá 100 tỷ đồng. Ngành nông nghiệp, công nghiệp, xây dựng có ngưỡng lao động cao hơn (theo VCCI).

Một công ty 5–60 người không cần mọi phân hệ của ERP tập đoàn. Thường chỉ cần bốn khối, bật dần theo nhu cầu:

1. Marketing: khách từ Website, quảng cáo, Zalo, Messenger về chung một danh sách, có ghi nguồn để biết kênh nào ra đơn.
2. Bán hàng: hồ sơ khách, cơ hội, báo giá, hợp đồng, đơn hàng; lịch sử thư và cuộc gọi nằm ở một chỗ.
3. Dịch vụ khách hàng: phiếu hỗ trợ, bảo hành, lịch bảo trì, để khách cũ được chăm đều.
4. Vận hành và tài chính: mua hàng, kho nhập xuất tồn, kiểm kê, thu chi, công nợ, lãi lỗ.

Hai khối đầu đi theo đúng các bước khách đi từ lúc biết tới lúc mua. Nếu chưa vẽ các bước này cho công ty mình, anh/chị nên đọc bài vì sao doanh nghiệp cần một phễu bán hàng trước, vì các cột trong ERP nên khớp với phễu đó.

Những gì nên có ngay từ đầu

• Giao diện và chứng từ tiếng Việt, tiền đồng, mã số thuế.
• Dùng được trên điện thoại cho nhân viên hay đi gặp khách.
• Phân quyền: nhân viên chỉ thấy khách, kho, chi nhánh của mình.
• Nhật ký sửa đổi: ai tạo, ai sửa chứng từ, sửa lúc nào.
• Xuất được toàn bộ dữ liệu khi muốn đổi nhà cung cấp.

Khi nào chưa nên dùng ERP?

ERP chỉ phát huy tác dụng khi công ty đã sẵn sàng. Anh/chị nên chờ thêm nếu rơi vào một trong các trường hợp sau:

• Quy trình chưa rõ: chính chủ cũng chưa nói được một đơn hàng đi qua những bước nào, ai duyệt gì. Đưa quy trình mơ hồ lên phần mềm chỉ làm rối nhanh hơn.
• Không ai chịu trách nhiệm dữ liệu: hệ thống chỉ đúng khi có người nhập đúng và đều. Cần một người đầu mối, không phải “ai rảnh thì nhập”.
• Quy mô còn rất nhỏ: một hai người, vài đơn mỗi tuần, chưa có kho. Lúc này một bảng tính gọn hoặc phần mềm bán hàng đơn giản là đủ.
• Đang có biến động lớn: đổi mô hình kinh doanh, tái cơ cấu nhân sự. Nên đợi ổn định rồi mới chuyển.

Ngược lại, khi nhiều người cùng chăm khách, có kho, có công nợ và chủ mất nhiều ngày mới biết lãi lỗ, đó là lúc nên bắt đầu.

Bắt đầu với phần mềm ERP thế nào cho đỡ rủi ro?

1. Viết ra một hành trình đơn hàng: từ khách hỏi tới tiền về, mỗi bước ai làm, dùng giấy tờ gì.
2. Chọn một khối chạy trước: thường là khách hàng và bán hàng, vì thấy kết quả sớm nhất.
3. Dọn dữ liệu cũ: gom danh sách khách, mặt hàng, công nợ đầu kỳ; xoá trùng, thống nhất cách ghi tên.
4. Chạy song song một thời gian: giữ Excel cũ cho tới khi đội ngũ dùng thạo hệ thống mới.
5. Mở dần các khối còn lại: kho, mua hàng, công nợ, rồi tới các quy tắc kiểm soát như duyệt chiết khấu, chặn vượt hạn mức nợ.
6. Hỏi rõ trước khi ký: dữ liệu lưu ở đâu, có tính phí theo đầu người không, ngừng dịch vụ có lấy lại được toàn bộ dữ liệu không.

Bài sự cần thiết của một văn phòng số ERP tinh gọn cho doanh nghiệp nhỏ đi sâu hơn vào cách chọn phạm vi vừa đủ cho công ty dưới 60 người. Trong buổi xem thử, chúng tôi cũng đi đúng hành trình từ lúc khách hỏi giá tới lúc thu tiền, vì đó là cách nhanh nhất để thấy dữ liệu đang bị chép lại ở khâu nào.

Câu hỏi thường gặp

Công ty 10 người có cần ERP không?

Cần nếu công ty có kho, có công nợ và nhiều người cùng chăm khách. Nếu chỉ bán dịch vụ đơn giản, ít khách, nên bắt đầu bằng CRM rồi mở rộng sau.

Triển khai ERP mất bao lâu?

Tuỳ phạm vi. Phần khách hàng và bán hàng có thể chạy trong vài tuần; kho, mua hàng, công nợ mất thêm thời gian vì phải nhập danh mục hàng và số dư đầu kỳ.

ERP mã nguồn mở có đáng tin không?

Mã nguồn mở nghĩa là mã phần mềm được công bố công khai, doanh nghiệp không bị khoá vào một hãng và thường không phải trả phí bản quyền theo người dùng. Độ an toàn phụ thuộc nhiều vào cách vận hành: máy chủ ở đâu, sao lưu thế nào, ai được cấp quyền.

Việc nên làm ngay: lấy một đơn hàng gần nhất, ghi ra nó đã đi qua bao nhiêu ứng dụng và bao nhiêu lần chép tay. Nếu cùng một thông tin bị gõ lại nhiều lần, hãy xem Văn phòng số – ERP cho doanh nghiệp vừa và nhỏ, nơi marketing, bán hàng, chăm sóc khách, kho và tiền nằm chung một hệ thống tiếng Việt.

Muốn xem Văn phòng số chạy trên công việc thật của anh/chị? Chúng tôi mở thử hệ thống trong buổi tư vấn 30 phút, hoặc anh/chị tự dùng thử 7 ngày miễn phí. Xem đặt lịch tư vấn hoặc dùng thử 7 ngày.