Chính sách bảo mật và xử lý dữ liệu cá nhân

Có hiệu lực từ 07/11/2026

1. Phạm vi và đơn vị chịu trách nhiệm

Chính sách này áp dụng cho dữ liệu cá nhân thu qua Website webdesigner.vn, qua các kênh liên hệ của WebDesigner.vn (email, Zalo, điện thoại, buổi họp trực tuyến) và trong quá trình cung cấp các dịch vụ: Văn phòng số (hệ thống quản trị doanh nghiệp), thiết kế và duy trì Website, plugin WordPress và các dịch vụ marketing kèm theo.

Bên kiểm soát và xử lý dữ liệu cá nhân là Công ty TNHH Xuất nhập khẩu Năng lượng xanh Kim Nguyễn (mã số doanh nghiệp 0312542583), đơn vị chủ quản Website webdesigner.vn và vận hành thương hiệu WebDesigner.vn, nêu tại mục Đơn vị chủ quản.

Chính sách được lập theo Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân số 91/2025/QH15, Nghị định 356/2025/NĐ-CP, Luật Thương mại điện tử số 122/2025/QH15 và Nghị định 248/2026/NĐ-CP.

2. Dữ liệu thu thập theo từng điểm

WebDesigner.vn không thu dữ liệu cá nhân nhạy cảm (sức khoẻ, tôn giáo, sinh trắc học, số căn cước) qua Website. Không thu số thẻ ngân hàng: Website không có chức năng thanh toán bằng thẻ.

3. Căn cứ xử lý

• Sự đồng ý: người dùng tick ô đồng ý ở form, hoặc đồng ý bằng lời nói được ghi nhận khi bắt đầu buổi họp có ghi hình. Mỗi ô đồng ý nêu rõ mục đích. Im lặng hoặc không phản hồi không được coi là đồng ý.
• Thực hiện hợp đồng: dữ liệu cần để cung cấp dịch vụ khách hàng đã đặt.
• Nghĩa vụ pháp luật: lưu chứng từ kế toán, hoá đơn; cung cấp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền khi có yêu cầu hợp pháp.

4. Dữ liệu doanh nghiệp trong hệ thống Văn phòng số

Với dữ liệu khách hàng tự đưa vào hệ thống Văn phòng số (danh bạ, khách hàng, thư từ, báo giá, đơn hàng, kho, công nợ, tài liệu), khách hàng là bên kiểm soát dữ liệu, WebDesigner.vn là bên xử lý dữ liệu theo hợp đồng. Chúng tôi cam kết:

• Chỉ xử lý dữ liệu để vận hành, sao lưu, bảo trì và hỗ trợ hệ thống theo yêu cầu của khách hàng; không dùng cho mục đích khác, không bán, không chia sẻ.
• Mỗi khách hàng có hệ thống và cơ sở dữ liệu riêng, đặt trên máy chủ tại Việt Nam, sao lưu mỗi ngày; tài khoản quản trị bắt buộc xác thực 2 lớp.
• Nhân sự kỹ thuật chỉ truy cập dữ liệu khi cần xử lý sự cố hoặc theo yêu cầu hỗ trợ của khách hàng.
• Khi chấm dứt dịch vụ, bàn giao toàn bộ dữ liệu cho khách hàng và xoá theo mục 6 trang Cung cấp, chấm dứt dịch vụ và hoàn tiền.
• Các tính năng kết nối dịch vụ bên ngoài (AI soạn thư, viết bài bằng Claude của Anthropic; lịch Google, Google Meet; Zalo OA; Messenger) chỉ hoạt động khi khách hàng tự bật và dùng tài khoản, khoá truy cập của chính mình. Khi đó nội dung liên quan được gửi tới nhà cung cấp đó theo thoả thuận giữa khách hàng và nhà cung cấp.

Khách hàng chịu trách nhiệm có căn cứ hợp pháp (sự đồng ý hoặc căn cứ khác) đối với dữ liệu cá nhân của khách hàng, nhân viên, đối tác mà mình đưa vào hệ thống.

5. Bên xử lý dữ liệu và chuyển dữ liệu ra nước ngoài

WebDesigner.vn dùng các nhà cung cấp dưới đây. Họ chỉ xử lý dữ liệu để cung cấp dịch vụ cho chúng tôi.

Chuyển dữ liệu ra nước ngoài: vì máy chủ Website đặt tại Singapore và một số dịch vụ email, lịch họp, AI đặt ngoài Việt Nam, một phần dữ liệu thu qua Website được xử lý ngoài lãnh thổ Việt Nam. Người dùng được thông báo việc này trước khi gửi form. WebDesigner.vn thực hiện thủ tục đánh giá tác động chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài theo quy định. Dữ liệu doanh nghiệp trong hệ thống Văn phòng số lưu tại Việt Nam, trừ phần khách hàng tự gửi qua các tính năng kết nối nêu ở mục 4.

6. Thời hạn lưu

Hết thời hạn, dữ liệu được xoá hoặc khử nhận dạng.

7. Quyền của người dùng và cách thực hiện

Người dùng có quyền: được biết về việc xử lý dữ liệu; đồng ý hoặc không đồng ý; rút lại sự đồng ý; xem, chỉnh sửa, yêu cầu cung cấp dữ liệu; yêu cầu xoá; yêu cầu hạn chế hoặc phản đối xử lý; khiếu nại, tố cáo, khởi kiện và yêu cầu bồi thường theo pháp luật.

• Gửi email tới contact@webdesigner.vn, tiêu đề “Yêu cầu về dữ liệu cá nhân”, nêu rõ yêu cầu; nên gửi từ email hoặc số điện thoại đã dùng khi đăng ký.
• Ngừng nhận email chăm sóc: bấm “Huỷ đăng ký” ở cuối email bất kỳ.
• WebDesigner.vn có thể đề nghị xác minh người gửi để tránh tiết lộ hoặc xoá nhầm dữ liệu của người khác.

Chúng tôi phản hồi trong 2 ngày làm việc và thực hiện trong thời hạn Nghị định 356/2025/NĐ-CP quy định: rút lại sự đồng ý, hạn chế, phản đối xử lý trong 15 ngày; xem, chỉnh sửa, cung cấp dữ liệu trong 10 ngày; xoá dữ liệu trong 20 ngày (các thời hạn có thể kéo dài theo quy định khi cần phối hợp với bên xử lý). Dữ liệu phải lưu theo pháp luật (như chứng từ kế toán) không xoá được trước hạn; chúng tôi sẽ nói rõ khi gặp trường hợp này.

8. Cookie

• Người xem thông thường: Website dùng cookie kỹ thuật cần thiết cho bộ nhớ đệm, bảo mật và ghi nhớ lựa chọn trên form.
• Người đăng nhập: dùng cookie cần thiết để giữ phiên đăng nhập.
• Nếu sau này dùng công cụ thống kê hoặc quảng cáo có đặt cookie theo dõi, WebDesigner.vn sẽ cập nhật chính sách này và xin đồng ý trước.
• Người dùng có thể chặn cookie trong trình duyệt; khi đó một số chức năng có thể không hoạt động.

9. Bảo mật

• Toàn bộ Website và hệ thống Văn phòng số dùng kết nối mã hoá HTTPS.
• Tài khoản quản trị Văn phòng số bắt buộc xác thực 2 lớp; mật khẩu được bàn giao trực tiếp, không gửi qua email.
• Khoá truy cập dịch vụ bên ngoài (Claude, Brevo, SePay…) lưu ở dạng mã hoá, không hiển thị công khai.
• Phân quyền theo vai trò, ghi nhật ký thao tác quản trị; cập nhật phần mềm, sao lưu mỗi ngày.
• WebDesigner.vn không bao giờ hỏi mật khẩu, mã OTP qua email, Zalo hay điện thoại.
• Khi xảy ra sự cố có thể gây tổn hại cho người dùng, chúng tôi thông báo cho cơ quan chuyên trách bảo vệ dữ liệu cá nhân chậm nhất 72 giờ kể từ khi phát hiện và báo cho người bị ảnh hưởng.

10. Trẻ em

Dịch vụ của WebDesigner.vn dành cho doanh nghiệp, hộ kinh doanh và người đi làm; chúng tôi không chủ ý thu dữ liệu của trẻ em dưới 16 tuổi. Nếu phát hiện đã nhận dữ liệu như vậy, chúng tôi sẽ xoá.

11. Khiếu nại và thay đổi chính sách

Khiếu nại về việc xử lý dữ liệu thực hiện theo trang Tiếp nhận và giải quyết khiếu nại. Chính sách có thể được cập nhật khi pháp luật, nhà cung cấp hoặc tính năng thay đổi; bản mới ghi ngày hiệu lực ở đầu trang. Khi mục đích xử lý thay đổi, chúng tôi xin lại sự đồng ý trước khi áp dụng.

Đơn vị chủ quản Website, người bán và chịu trách nhiệm giao dịch